Al het zakelijke auto-, ov- en zelfs fietsverkeer van medewerkers bijhouden, binnenkort moet het net zo ingeburgerd zijn als de dagelijkse gang naar de koffieautomaat. Bedrijven en organisaties met meer dan honderd medewerkers moeten vanaf volgend jaar verplicht aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) rapporteren hoeveel kilometers hun medewerkers reizen voor hun werk.

Het zou om zo’n 8.000 bedrijven gaan, aldus het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Door dit voortaan per bedrijf op een rijtje te hebben, verwacht de overheid beter te kunnen leren of Nederland op de goede weg is om klimaatdoelen te halen. De overheid wilde in 2030 aanvankelijk 1 megaton aan CO2-uitstoot aan zakelijk vervoer in Nederland bespaard hebben. Na het recente klimaatpakket van minister Rob Jetten van Klimaat en Energie is dit zelfs opgehoogd naar 1,5 megaton, laat het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat weten aan Business Insider.

Indien het collectief aan Nederlandse bedrijven vóór 2027 niet op koers blijkt te zijn, krijgen ze hiervoor individuele verplichtingen opgelegd op basis van een “wettelijke norm”, is het idee. Bedrijven moeten deze besparingsdoelen uiterlijk in 2030 behaald hebben, aldus het ministerie aan Business Insider.

Rapportage wordt precisieklus voor bedrijven

De rapportage lijkt uit te lopen op een precisieklus voor het bedrijfsleven. Grote bedrijven en organisaties lijken straks exact aan te moeten geven hoeveel kilometers hun personeel per auto, trein, fiets of openbaar vervoer aflegt. Bovendien moeten werkgevers hun gereden autoritten ook nog eens opsplitsen in ritjes in benzine-, diesel- of elektrische auto's. Het gaat daarbij zowel om woon-werkverkeer als zakelijke ritjes naar bijvoorbeeld klanten.

Het is goed denkbaar dat termen als 'regeldruk' en 'bureaucratie' in menig boardroom de revue zullen passeren. Toch denkt een woordvoerder van het ministerie van Infrastructuur juist dat de lastendruk voor bedrijven laag zal zijn. Bedrijven met meer dan honderd medewerkers zouden al veel van hun werknemersreizen bijhouden, bijvoorbeeld via zakelijke treinabonnementen.

Werknemers zouden zich zorgen kunnen maken over hun privacy. Immers: wat gebeurt er met al die data? Dat dit soort zorgen waarschijnlijk op tafel zullen worden gegooid, daar is ook Dik van Leeuwerden van hr- en salarisdienstverlener ADP Nederland van overtuigd. Duidelijk communiceren naar medewerkers zal volgens de expert dan ook essentieel blijken voor grote bedrijven.

"Mochten werknemers klagen, dan kun je je beroepen op het feit dat je een wettelijke verplichting hebt", zegt Van Leeuwerden. "Werkgevers leveren hun kilometerregistratie bovendien niet op werknemersniveau aan bij de RVO. Ze rapporteren per vervoersmiddel het aantal gereden kilometers binnen het bedrijf, dus niet per persoon."

De RVO benadrukt tegen Business Insider zich te zullen houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). "In ingediende rapportages staan alleen de gegevens van een contactpersoon van de indiener. De RVO slaat deze persoonsgegevens op volgens de regels van de AVG. Als binnen een organisatie extra gegevens moeten worden verzameld, bijvoorbeeld over het woon-werkverkeer van de werknemers, heeft de werkgever ook te maken met de AVG. De omgevingswet maakt het mogelijk om deze gegevens te verzamelen."

70% van het woon-werkverkeer met de auto

Hoe het ook zij, met de nieuwe, al tweemaal uitgestelde maatregel doet de Nederlandse overheid een voorzet op behalen van de doelen van het mondiale Klimaatakkoord van Parijs uit 2015 en het Nederlandse Klimaatakkoord uit 2019. In dit laatstgenoemde akkoord is afgesproken dat "werkgevers samen de massa creëren om zero-emissie woon-werk (sic) en werk-werk verkeer (sic) te stimuleren".

Uiteindelijk lijkt het de bedoeling te zijn dat het aantal zakelijke autoritten in benzine- en dieselwagens afneemt. Dat we nog een lange weg te gaan hebben, blijkt uit CBS-cijfers uit 2021. 70 procent van al het woon-werkverkeer vindt plaats met de auto, terwijl maar 6 procent met de trein werd afgelegd.

Wie de benzineauto pakt, stoot gemiddeld 149 gram CO2 uit per reizigerskilometer, berekende Milieu Centraal. Een dieselwagen stoot gemiddeld 172 gram CO2 per kilometer uit. Wie driemaal per week 20 kilometer met de elektrische fiets aflegt naar werk, stoot op maandbasis 4 kilo CO2 uit, volgens de milieuorganisatie. In een benzinewagen kost dit het milieu wekelijks 90 kilo aan CO2.

Hoe bedrijven zich het beste kunnen voorbereiden, is nog onduidelijk. Ondernemers wachten nog op een handreiking van de overheid, die naar verluidt deze maand zal worden verstuurd. Ook komt er volgens het ministerie een "digitale tool" aan, waarmee bedrijven gemakkelijker aan de regelgeving zouden kunnen voldoen.

Van Leeuwerden heeft zich beroepshalve al volop in de kwestie verdiept en doet een voorzet. Hij beroept zich bij zijn adviezen op een in oktober geschreven concepthandreiking van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, die tevens in handen is van Business Insider.

Het verzamelen van al die afgelegde kilometers zal voor bedrijven een aardige klus worden, denkt de expert. De moeilijkheidsgraad verschilt volgens hem dan weer per type vervoer.

ANP/Ramon van Flymen

Ov-ritjes zijn het eenvoudigst, volgens expert

Relatief eenvoudig bij te houden lijkt het aantal kilometers te zijn dat medewerkers via vervoersorganisaties maken, oftewel ov-ritjes via bijvoorbeeld een zakelijk maandabonnement bij de NS. Vervoersorganisaties kunnen deze informatie direct aan werkgevers doorgeven, stelt Van Leeuwerden.

Ingewikkelder wordt het bij autoverkeer, bijvoorbeeld bij ritjes met de bedrijfsauto. "Als die via een leasemaatschappij lopen, moet de leasemaatschappij die kilometers doorgeven. Maakt je bedrijf gebruik van eigen auto's, dan moet het die kilometers zelf bijhouden."

Van alle zakelijke ritten met de auto - dus niet het woon-werkverkeer, maar ritjes naar bijvoorbeeld een klant - moeten werkgevers volgens Van Leeuwerden daarnaast het aantal kilometers opgeven en doorgeven op welk type energie de auto rijdt: op brandstof, elektriciteit of is het een hybride auto? Van Leeuwerden: "Hr-dienstverleners zullen hun declaratiesystemen zo aanpassen dat medewerkers bij het declareren van die kilometers automatisch kunnen aangeven of hun auto op benzine rijdt of iets anders."

Het doorgeven van de gereden woon-werkkilometers wordt het ingewikkeldst, volgens Van Leeuwerden. "Werkgevers mogen hun woon-werkverkeer via een enquête in kaart brengen, heeft de overheid besloten. Ze moeten medewerkers daarbij enquêteren over hoe zij in een bepaalde periode naar hun werk reisden. Sommigen komen bijvoorbeeld maandag en dinsdag op de fiets, maar woensdag met de auto."

Zo'n enquête moet volgens van Leeuwerden wel voldoen aan een aantal spelregels. Zo moet de omvang van de populatie aan respondenten voldoende zijn. Dat kan een uitdaging blijken voor organisaties met bijvoorbeeld 5.000 medewerkers, denkt de expert. "Alleen al het uitzetten van een enquête aan al die mensen kan ingewikkeld blijken. Het kan daarom handig zijn hier een professioneel enquêtebureau voor in te schakelen."

Sommige bedrijven lijken al in te spelen op de aanstaande regels. Zo leveren het Amersfoortse concern Shuttel en de Utrechtse softwareontwikkelaar Fynch Mobility apps waarmee medewerkers dagelijks zelf hun gemaakte zakelijke ritten kunnen bijhouden.

'Operatie kan bedrijven 1 fte kosten'

Alhoewel het nog een dik half jaar duurt voor 2024 zich aandient, raadt Van Leeuwerden bedrijven aan om zich nu al voor te bereiden op de verplichte rapportage van reisdata.

Organisaties zouden alvast iemand moeten aanstellen bij wie de verantwoordelijkheid binnen het bedrijf komt te liggen, meent Van Leeuwerden. "Die kan nu alvast bekijken hoe het bedrijf volgend jaar alle informatie moet verzamelen. Leasemaatschappijen hebben bijvoorbeeld toegezegd die data te leveren, maar gaat die van jou dat ook daadwerkelijk doen? En hoe? Dat zijn zaken die je van tevoren geregeld moet hebben." Mogelijk kan deze operatie grote bedrijven een fte kosten, zegt Van Leeuwerden desgevraagd.

De regels mogen dan vanaf volgend jaar ingaan, bedrijven hoeven hun eerste rapportage pas eind juni 2025 in te leveren bij de RVO. Om dat goed te kunnen doen, moeten ze hun reisbewegingen dan al wel anderhalf jaar hebben bijgehouden.

Maar of alle 8.000 grote bedrijven deze rapportages ook daadwerkelijk braaf zullen uitvoeren? Wie een parallel trekt met het verplichte energielabel C dat sinds begin dit jaar geldt voor kantoren vanaf 100 vierkante meter, zal niet van enige scepsis gevrijwaard blijven. Voldeed begin januari nog maar 55 procent van deze Nederlandse kantoren aan die eis, bij de nieuwste meting van afgelopen week was dit nog altijd een schamele 57 procent.

Lees ook: De 20 grootste gemeenten leggen nog geen boetes op aan bedrijven met kantoren zonder minimaal energielabel C – wel eerste waarschuwingen

Net als bij de kwestie rond de energielabels zien de 29 lokale omgevingsdiensten die Nederland telt toe op de naleving van de wet. Of zij snel met boetes zullen strooien aan bedrijven die medio 2025 geen rapportage hebben ingeleverd, is nog niet bekend. Het uitvoerende ministerie laat weten momenteel met de diensten in gesprek te zijn, met als doel het klaarspelen van een landelijk, uniform handhavingsbeleid.

Overtreders kunnen uiteindelijk wel een "last onder dwangsom" verwachten, zo staat te lezen op de officiële projectwebsite. Al staat het er zo, toch laat het ministerie aan Business Insider weten dat er nog niet is gesproken over boetes en dwangsommen.

"Het is niet onze bedoeling een regeltjespolitiek te worden", licht een woordvoerder toe. "Bij nieuwe regels is er altijd een beetje tijd om te wennen. Het is niet het doel om in één klap hardvochtig beleid te voeren."

Van Leeuwerden verwacht dat er eerst "één of twee rappels" worden verzonden, waarin de diensten aangeven de rapportage nog niet te hebben ontvangen.

Controle gaat via steekproeven

Het lijkt erop dat niet alle inzendingen even uitvoerig gecontroleerd zullen worden. Op de projectwebsite wordt nu al gesproken van het controleren van "twijfelgevallen" en valt het - veelzeggende - woord "steeksproefsgewijs (sic)".

Vanuit bedrijfseconomisch uitgangspunt zullen grote concerns de fte die het mogelijk kost om iemand deze rapportage te laten uitvoeren liever besparen. Loopt de overheid niet het risico dat kwaadwillende bedrijven medio 2025 zomaar wat realistisch klinkende reisdata zullen verzinnen om naar de RVO toe te sturen?

Dat is een risico, denkt ook Van Leeuwerden. "Wel zou zoiets een typisch Nederlandse reactie zijn. In andere landen zou men dit ook vervelend vinden, maar het gewoon uitvoeren. In Nederland zoeken we sneller naar manieren om eronderuit te komen."

Een woordvoerder van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat denkt dat het risico op verzaking wel mee zal vallen. Door de "tools" die er vanuit de overheid zullen komen, wordt het volgens de woordvoerder voor bedrijven eenvoudig om in de rapportage te voorzien. "Bedrijven kunnen het op basis van hun huidige administratie al eenvoudig inleveren. Het kost je zo min mogelijk moeite, terwijl valsspelen wel tijd en moeite kost."

Bovendien ontkomen zelfs valsspelers niet aan de dreiging van individueel opgelegde besparingsdoelen in 2027, mocht het bedrijfsleven dan niet op koers blijken voor de 1,5 megaton aan bespaarde CO2-uitstoot in 2030. Voor woon-werkverkeer is nog geen normering vastgesteld, laat de RVO weten.

Voor andere zakelijke reizen ligt die op 96 gram per reizigerskilometer, staat in het besluit over deze regelgeving. Dat staat gelijk aan het nemen van de bus, tram of metro. Deze 96 gram betreft overigens een indicatie en wordt later nog opnieuw berekend, aldus het verantwoordelijke ministerie aan Business Insider.

Zo'n norm kan volgens Van Leeuwerden nog best een opgave blijken voor sommige concerns. "Je vraagt bedrijven dan om hun medewerkers vaker met het ov te laten komen of anders thuis te laten werken", zegt Van Leeuwerden. "Dat strookt niet met het beleid van sommige bedrijven die hun personeel na de coronacrisis juist weer vaker op kantoor willen zien."

Aangezien CO2-reductie het doel achter de hele operatie is, kunnen bedrijven er natuurlijk ook gewoon voor kiezen om hun bedrijfsauto's te vergroenen, benadrukt Van Leeuwerden. "Stel dat je wagenpark aan vervanging nodig is, dan is het met deze regels in het achterhoofd misschien niet handig om voor dieselauto's te kiezen. Kies dan bijvoorbeeld eerder voor elektrische auto's."

LEES OOK: 24 grote bedrijven maken (bijna) geen vliegreizen onder de 700 kilometer meer vanwege het klimaat: Philips, ABN Amro en het Rijk doen mee